1- Le membre régulier est celui qui a versé sa cotisation annuelle de vingt (20.00 $) dollars. Son nom et son adresse devront figurer au registre des admissions de l'Association. Si un membre en règle a des raisons sérieuses de croire qu'un adhérant pourrait nuire à l'avancement de l'Association, il pourra en aviser le Conseil d'Administration qui pourra décider de refuser d'admettre le membre dans l'Association. Si la personne avait déjà payé sa cotisation annuelle, elle sera remboursée, et ne pourra réclamer aucun autre dédommagement.
2- Le membre familial paiera une cotisation annuelle de trente (30.00 $) dollars. Il recevra une copie des publications de l'Association publiées pendant l'année de sa cotisation mais les membres de sa famille (maximum de 2 adultes et 2 enfants par événement) bénéficieront des prix réduits réservés aux membres lors des conférences mensuelles et autres activités.
3- Le membre international paiera une cotisation de trente (30.00 $) dollars. Il recevra par la poste une copie des publications de l'Association publiées pendant l'année de sa cotisation. S'il peut être présent lors des conférences mensuelles ou des activités, il bénéficiera des prix réduits réservés aux membres.
4- Le membre bienfaiteur est celui qui, en plus de sa cotisation annuelle, fera un don en argent d'un montant égal ou supérieur à sa cotisation.
5- Le membre honoraire est celui qui s'est distingué par ses mérites et dont le nom a été soumis au Conseil d'administration et approuvé par résolution de l'Assemblée générale. Ce membre recevra un certificat confirmant son statut. Le membre honoraire peut assister aux assemblées générales annuelles et spéciales.
6- Le membre conférencier, est un membre qui a obtenu gratuitement son adhésion valide pour un an après avoir bénévolement donné une conférence à l'ASEPI. Il recevra les bulletins " L'Insolite ", et tous les documents envoyés aux membres. Il ne pourra se présenter à un poste au Conseil d'Administration ni voter lors des assemblées générales. Il pourra à tout moment pendant l'année devenir membre en règle en payant sa cotisation.
b) Pour être éligible à voter à toute assemblée générale ou spéciale. les membres réguliers et bienfaiteurs devront avoir acquitté leur cotisation avant la tenue des dites assemblées.
c) Le nouveau membre recevra dans les plus brefs délais possibles après avoir payé sa cotisation, une lettre de bienvenue, sa carte de membre valide pour la durée de son adhésion, une copie imprimée des présents règlements, quatre fois au courant de l'année une copie de L'INSOLITE le bulletin d'information de l'Association et à la fin de l'année financière un rapport détaillé des réalisations et des états financiers de l'Association.
d) Les coordonnées personnelles des membres serviront uniquement à l'administration de l'Association et resteront confidentielles.
2 - CHOIX ET ÉLECTION AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
a) Le Conseil d'administration se compose de 7 membres provenant, autant que faire se peut, des différentes régions du Québec. Une résolution de l'Assemblée Générale peut augmenter ou diminuer le nombre des administrateurs au besoin. Les membres fondateurs (au nombre de trois) restent membres permanents du Conseil d'Administration tant qu'ils demeurent membres en règles. Les membres du Conseil d'Administration ne sont pas rémunérés pour leurs services. Tous les frais encourus dans l'intérêt de l'Association seront remboursés si la dépense a été auparavant approuvée par une résolution du Conseil d'Administration.
b) Tout membre qui a payé sa cotisation pour l'année en cours est éligible à un poste au Conseil d'Administration de l'Association.
c) Les candidats en lice devront donner leur consentement à leur mise en candidature, et avoir été proposés par un membre en règle.
d) Quand il y aura plus de noms de candidats soumis que de postes ouverts, l'Assemblée générale procédera. par scrutin secret, à l'élection des membres du Conseil d'Administration, à moins d'une décision contraire et majoritaire de l'Assemblée générale. Tout membre du Conseil d'administration entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale annuelle au cours de laquelle il a été élu.
e) La durée du mandat des membres du Conseil d'administration est de un an.
f) Le Conseil d'Administration devra, à sa première réunion, suite à l'assemblée générale annuelle des membres et, par la suite, lorsque les circonstances l'exigeront voir à l'élection des officiers de l'Association qui formeront l'Exécutif du Conseil d'Administration.
g) L'Exécutif est composé de 4 membres qui occupent les fonctions de président, de vice-président, de secrétaire et de trésorier. Tous sont élus par le Conseil d'Administration (des fonctions peuvent être ajoutées ou supprimées mais le Conseil doit privilégier un nombre impair de membres de l'Exécutif).
h) La durée du mandat des membres de l'Exécutif est de un an.
i) Toute vacance survenue au Conseil d'Administration pour quelque cause que ce soit sera comblée par un membre en règle nommé par l'Exécutif pour la durée restante du mandat du membre qui a cessé d'occuper sa fonction. La candidature de la personne sera soumise au Conseil d'administration pour approbation.
3 - MANDAT ET FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Président :
a) Le président est responsable de l'administration générale de l'Association. Il préside toutes les assemblées du Conseil d'Administration, ainsi que les assemblées générales ou spéciales des membres. Il voit à l'exécution des décisions du Conseil d'Administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, et exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le Conseil d'Administration. Il est le porte-parole officiel de l'Association mais peut au besoin déléguer cette charge à une personne de son choix. Il fera part à l'Assemblée générale annuelle des membres des activités de l'Association au cours de l'année écoulée.
Vice-président :
b) Le vice-président remplace le président en son absence ou en cas d'incapacité. Il exerce tous les pouvoirs et fonctions de ce dernier.
Secrétaire :
c) Il rédige les procès-verbaux des réunions de l'Exécutif, du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale. Il prépare les ordres du jour pour ces assemblées et les expédie aux membres avec l'avis de convocation.
Trésorier :
d) Il a la charge et la garde des fonds de l'Association et des livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, dettes, recettes et déboursés de l'Association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière approuvée par le Conseil d'Administration les revenus de l'Association. A la demande du président ou de l'Exécutif, il fait rapport des états financiers de l'Association lors des réunions de l'Exécutif, du Conseil d'Administration ou des assemblées générales annuelles ou spéciales des membres. Il reçoit toutes les cotisations annuelles, dons ou autres, autorisés par l'Assemblée générale.
e) Il fait parvenir aux membres leur carte de membre, leur fait remplir leur demande d'admission, envoie au moment prévu les avis de renouvellement et les rappels. Il répond aux requêtes concernant les demandes d'informations sur l'Association. Il fait rapport au Conseil et à l'Exécutif de toute correspondance.
Administrateurs :
f) Les autres administrateurs participent à l'un ou l'autre des comités que le Conseil d'Administration forme à l'occasion et remplissent les charges qui leur sont confiées par le Conseil d'administration.
g) Quand il y a absence non motivée ou incapacité réelle d'un officier ou membre de l'Exécutif de l'Association à bien remplir son rôle, le Conseil d'Administration peut déléguer les pouvoirs de tel officier ou membre du Comité exécutif à tout autre officier ou membre du Conseil d'Administration pour terminer le terme de cet officier ou membre de l'Exécutif.
4 - RÉUNIONS ET ASSEMBLÉES
a) Le Conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux (2) fois par année suivant un calendrier qu'il fixe lui-même. Il est convoqué par le secrétaire, soit sur requête du président, ou de trois (3) membres du Conseil d'administration. Dans le but de simplifier les contacts entre les membres du Conseil d'Administration, toutes conférences téléphoniques, ou toutes rencontres virtuelles selon les moyens techniques disponibles à ce moment, aura la même valeur et les mêmes pouvoirs qu'une réunion physique des dits membres, à la condition que cette réunion soit approuvée unanimement par les participants.
b) Le Comité exécutif se réunît aussi souvent qu'il est nécessaire sur convocation de son président ou de deux (2) autres membres de l'Exécutif.
c) L'assemblée générale annuelle a lieu à une date et un endroit fixés par le Conseil d'Administration en tenant compte des suggestions exprimées par les membres à l'assemblée générale annuelle précédente.
d) Des assemblées générales ou spéciales des membres pourront être convoquées à la discrétion du Conseil d'administration.
e) Les avis de convocation pour les assemblées générales ou spéciales seront communiqués aux membres au moins quatre (4) semaines avant leur tenue.
f) La procédure en vigueur aux assemblées du Conseil d'Administration et aux assemblées générales est celle conforme aux présents règlements et, à défaut, au Code Morin.
5 - QUORUM ET VOTATION
a ) Le quorum de toute réunion de l'Exécutif ou du Conseil d'administration est de la moitié des membres en exercice plus un.b) Les membres en règle présents, se prévalant de leur droit de vote, constituent un quorum pour toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres.
c) Le mode de votation aux réunions du Conseil d'administration et aux assemblées générales se fait par scrutin secret sauf pour l'élection des candidats aux postes de l'Exécutif. En cas d'égalité des votes, le vote du président sera prépondérant.
6 - LES FINANCES
a) L'année financière de l'Association débute le premier (1er) octobre pour se terminer le trente ( 30 ) septembre de l'année suivante.
b) Le montant de la cotisation annuelle est approuvé ou modifié par l'Assemblée générale annuelle ou spéciale sur recommandation du Conseil d'administration. Le Conseil d'Administration recommande une contribution de vingt ( 20.00 $ ) dollars par personne ( 30.00 $ pour les membres d'une même famille ou membre international) renouvelable annuellement.
c) Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d'administration pourra décider d'une modification à la cotisation jusqu'à concurrence de 10% sans devoir convoquer une assemblée générale spéciale des membres pour ce faire, à condition d'en faire un rapport justificatif à l'assemblée générale suivante.
d
) La vérification des livres aura lieu chaque année par deux membres compétents de l'Association, ce aussitôt que possible après l'expiration de l'exercice financier et un compte-rendu sera disponible pour tous les membres présents. S'il y a rémunération, elle est à la discrétion du Conseil d'administration et établie par lui.
e) Pour tout effet de banque ou autres, la signature du trésorier et/ou d'un autre membre de l'Exécutif sera nécessaire.
f) Lors de l'assemblée générale annuelle, le trésorier présentera un rapport des états financiers de l'Association.
g
) Le trésorier sortant de charge aura trente (30) jours pour fermer ses livres, les faire vérifier et transférer tous les comptes au nouveau trésorier.
7 - COMITÉS
Le Conseil d'administration a le pouvoir de former tous les comités, permanents ou temporaires, nécessaires au bon fonctionnement de l'Association. Aucun de ces comités ne peut faire des dépenses et contracter des dettes sans l'approbation du Conseil d'Administration.
8 - AMENDEMENTS AUX REGLEMENTS
a) Les changements aux règlements de l'Association devra porter la signature de deux (2) membres en règle, et parvenir par écrit au secrétaire au moins six (6) semaines avant la tenue de l'assemblée générale annuelle ou d'une assemblée spéciale des membres où ladite proposition doit être soumise. Le secrétaire fera parvenir à tous les membres le texte des propositions soumises au moins quatre (4) semaines avant la tenue de la dite assemblée.
b) Les changements aux règlements exigent pour leur adoption le vote majoritaire des membres réguliers présents à l'assemblée générale annuelle ou spéciale.
c) Dans le cas de nécessité de changements à l'Acte Constitutif de l'Association, l'assentiment des deux tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée générale annuelle ou spéciale sera nécessaire.
RÈGLEMENTS APPROUVÉS PAR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
ce 14 décembre 2002
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